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CMS(コンテンツマネジメントシステム)

コスト削減とCMS

PC、スマートフォン、タブレットなど多様なデバイスへの対応、また、モバイル専用アプリやWeb用の動画などコンテンツ面の対応も求められる現在、限られた予算で「どこから対応させればよいか?」について悩まされているWeb担当者の方は多いのではないでしょうか。業種や広告規模にもよりますが、デジタルサイネージへのコンテンツ配信やウェアラブル端末への対応、BeaconとWebの連携など引き続きWebを取り巻く環境は変化を続け、それに伴いWebでの情報発信に関する予算確保が必要となります。

しかし、現実としては「Webでの情報発信に今以上の予算確保が難しい」状況にあるのではないでしょうか。そうなった場合、今後の環境変化に対応する為、運用面(制作面)でのコスト削減がテーマとなり、選択肢の候補に「CMS」が挙がるものと考えられます。

CMSの役割ってなに?

では、候補に挙がっている「CMS」、一般的に運用コストの削減ができると言われており、魔法のようなツールに感じてしまいますが簡単にそれが実現可能なものでしょうか?

いいえ、CMSは「コンテンツ管理」という名前を持つように、管理をすることが大きな目的となり、サイトの画面作成の簡略化はその中の一部でしかありません。「管理をする」ということはWebサイト運営のすべてを把握をする必要があり、やらなければならないことが山積みです。では「CMSを導入しよう!」となった場合、どのようなことから始めるとよいでしょうか?

CMSの選定に必要な情報の整理

一般的に導入検討時は金額面や機能面についてCMSの一覧比較をされると思いますが、一覧での比較前に以下2点について情報を整理します。

前提条件の洗い出し

「今後の方針(Web展開含め)はどうするか?」や「CMSの対応範囲はどうするか?」などについて議論を重ね、導入後のイメージを明確にすることが大切です。今後の展開が明確になることで自社サイトで必要となる機能やCMSの規模と導入プラン、カスタマイズの要否など、検討事項が浮き彫りになり実現可能なCMS候補が見えてきます。

「制作面の簡略化」だけに焦点をあててしまうと「追加でCMSのカスタマイズが必要」「そもそも選択したCMSでは対応できず、他サービスとの併用が必要」などの問題が生じ追加費用が発生してしまいます。

管理体制

承認機能を持つCMSが多く、利用ユーザー数に制限を設けているケースが多いです。
さて、承認設定をするにあたり、現在のWebサイト運用管理における体制面はどのようになっているでしょうか。管理者と運用者の責任権限および業務フローが明確になっていますでしょうか?また、部門を横断する承認が必要な場合についても同様で各担当者の責任範囲と運用ルールが明確になっていますでしょうか。その場対応で責任の所在が明確にされていない場合、CMSの導入効果を得ることは難しいといえます。

「情報の質とスピード」を求められる現在、体制面を見直し改善をすることで、サイト訪問者が必要としているコンテンツをタイムリーに配信することが可能となります。

ご参考:業務フロー改善ヒアリング事項

体制面の見直しについて、各所管部署の立ち位置による力が働き本質的な改善が難しい場合は、第三者による業務フロー改善コンサルティングを受けることが有効です。関係各所へヒアリングを行い、業務フロー上におけるリスクポイントを調査します。

ヒアリング項目例

  • 業務フロー関連
    • サイト更新業務について全体の流れ
    • ※外部への委託されている作業状況などについても確認

    • 各部門で行っている作業とその他部署で行っている作業
    • 承認フローの確認
    • サイト運用に携わっている人数と役割
    • サイト運営にあたり不満を感じている部分
    • ※ (広報部門での例)ガイドラインの規定事項を遵守しない、広報部門の承認を取らない、連絡が無い、業務時間外に連絡がある、人手が足りない…など

  • 運用ルール関連
    • ガイドラインの確認
    • サイト運営上、使用している言葉の定義
    • 更新業務に関して設定している優先度
    • 更新業務における会議体制
  • その他
    • サイト運営にあたり使用しているツール
    • ※CMSなど業務効率化を目的としたツール

テンプレート(コンポーネント)とガイドライン作成

CMSを使ったサイト制作は、通常、テンプレート(コンポーネント)を必要に応じて複数作成し、中身(テキスト、画像等)を入れページを完成させます。

テンプレートの作成にあわせ、デザインガイドラインを作成(刷新)します。CMSでのサイト構築後「ユーザビリティ(サイトの使いやすさ、分かりやすさ)」「アクセシビリティ(文字サイズや明度差、色差等)」「ユーザエクスペリエンス(サイト閲覧時における感覚的な部分)」を念頭に置いた運用を継続できるよう、「ナビゲーション(グローバルメニュー、ローカルメニューなど)」「ブランド訴求エリア」「コンテンツエリア」「ユーティリティエリア(サイドメニューなど)」などに関するルールを設定します。

まとめ

ここまでの内容を整理するとCMS導入におけるポイントは以下となります。

  • 導入目的
  • なぜCMSを導入するのか?目的を明確にする

  • 機能要件
  • CMSに必要な機能のほか、継続、新規利用する外部サービスとの連携可否について確認する

  • 対象範囲
  • 全面CMS対応とするか、または一部のページから段階的にCMS対応させるかを確認する

  • テンプレート(コンポーネント)作成数
  • テンプレートはいくつ必要か、また、テンプレート化の対象ページはどこかを確認する

  • 運用管理体制
  • 責任権限や業務フロー上における不満、リスクポイントを明確にする

  • CMS選定
  • 前提条件を満たすCMSはどれか、確認が必要となる項目のみを記載した比較一覧表を作成する

  • デザインガイドライン
  • 安定した運用ができるようにルールを設定する

以上、CMS導入におけるポイントとなりますが、CMSは「Webサイトの制作ツールではなく、管理ツールである」ことがポイントです。

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