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株式会社Z会

事例概要

Z会が12000ページのオフィシャルサイト全面刷新、その背景と道のりを対談で振り返る

導入のキーワード

  • システム担当者の負担軽減を目的にリニューアル決断。専任チームを組織しデザイン刷新とCMS導入
  • コスト削減効果を明示し社内を説得。提案内容と価格、実績など総合力で制作会社を決定
  • CMS導入前にはペルソナとKPIの設定を提案。効果の相対指標作成

教育関連事業大手の株式会社Z会は、2009年12月にオフィシャルサイトをリニューアルし、12,000ページにもおよぶWebサイトを全面刷新しました。必要な情報を整理してデザインを全面変更し、CMSも導入。CMSを用いたWeb構築プロジェクトのなかでも大がかりで、Web制作を担当した企業にとっても、指折りの大規模案件でした。今回、Z会でプロジェクトの陣頭指揮を執ったWeb戦略統括の寺西隆行氏と、Web制作を担当したロフトワークの担当シニアディレクターである滝澤耕平氏が対談。リニューアルに至った背景や抱えていた課題、どのような社内調整を経て予算を取り、プロジェクトの完遂までこぎ着けたのか。発注者と受注者、両氏の生の声から、その歩みを振り返ります。

12,000ページの巨大サイト、各事業部門任せの運用体制、統一感のないデザインを問題視

ロフトワーク 滝澤(以下、滝澤) リニューアルの話に入る前に、まずその前の状況について教えてください。Z会のオフィシャルサイトは、従来どのような形で運用され、どんな課題を抱えていたのでしょうか?

Z会 寺西(以下、寺西) 2004年末にWebサイトを刷新して、その時に運用マニュアルを作成し、更新・運用業務のフローを確立していたと聞いています。ただ、それが有効に機能していたかと言えば、必ずしもそうではない部分があって…

Webサイトの管理・運用を専門で手がける部門が存在しなかったことから、コンテンツの制作は、各事業部門に任せっきりでした。結果、部門ごとにコンテンツがバラバラで、品質の良し悪しも顕在化してしまった。作ったコンテンツの評価も、「きれい」や「わかりやすい」などの主観だけで、客観的に計る指標がなかったのです。

また、サイトの管理業務を担当する部門はあったのですが、担当者が他の業務との兼務で、サイトに何か問題があった時の“お助けマン”だっただけで。情報発信ツールとしてWebサイトを重要視する機運は高まっていたものの、それとは裏腹に、運用・管理は“なぁなぁ”になってしまっていたのです。

Web担当者の負担を知りリューアルを即決、異例のチーム結成しプロジェクト推進

滝澤 そんな状況下で、寺西さんが任されることになったわけですね。

寺西 2008年の初めに、現在の部門に配属され、広告・宣伝も含めWeb全体を統括する立場を任されました。私のような立場はそれまでのZ会にはなかったので、異例の組織だったはずです。

滝澤 今回のリニューアルは、デザイン変更とCMS「WebRelease 2」の導入でしたよね。担当になってすぐに、このような大幅刷新を手がけるのは、相当の決意がなければ断行できないと推測していました。どんな想い、目的をお持ちだったのですか?

寺西 信頼する後輩から「デザインをリニューアルしたい」という強い要望を受けていて、同時に、更新作業を手がける社内のシステム課からは「CMS導入を検討している」という話を聞いていたのが、大きなきっかけでした。リニューアルは即決で、担当になって1か月ほど経った時には、戦略・戦術の立案に取り掛かっていたと思います。
リニューアルの目的は大きく分けて3点でした。

「ユーザビリティの向上」「各事業部門の情報発信力の強化」、そして「システム課をハッピーにすること」。私はそのなかでもシステム課の負担軽減をかなり意識していました。

従来の仕組みでは、テキストで書かれた文章を1つ変更するのにもシステム課のSEにお願いしていたため、本来やるべき仕事以外の負担になっていました。システム課の担当者は社内の請負的な位置づけでして、リニューアルを声高に訴えられない立場でもあったので、私がWebサイトの運営を陰で支える担当者をサポートできればと思ったんです。

社内の説得には、専門用語を使わずに、CMS導入後のコスト削減メリットを明示

滝澤 そうだったんですね。ただ、必要であっても、複数の事業部門の情報を発信するオフィシャルサイトだけに、社内でリニューアル敢行を説得するのは大変だったのではないですか?

寺西 筋道を立てて説明したうえで、熱い気持ちを示せば、Z会の経営陣は必ず理解してくれる。そう感じていました。私の個人的な私利私欲ではなく、先ほどお話した3つの目的を果たしたいという気持ちを素直に伝えれば、予算を獲得してプロジェクトを動かすことはできると確信していましたよ。

滝澤 寺西さんの熱い気持ちは、私もプロジェクトを通じてすごく感じました。ただ、戦略家でコミュニケーション力に長けている寺西さんは、きっと緻密な資料を用意してわかりやすくリニューアルの必要性を訴えたのではないか、と推測しています。

寺西 正確な資料をつくろうとすると、ページビュー、コンバージョンなど横文字のオンパレード……。ITやWebの専門知識がない経営陣に専門用語を並べても、真意が伝わらないどころか、「俺にはわからん」と片付けられ、逆効果です。なので、資料づくりや経営会議での審議時においては、リニューアルすることが企業の利益にどれだけ貢献するか、わかりやすい指標での定量的効果をはっきりと明示することに主眼を置きました。

滝澤 その定量的効果とは何だったのでしょうか?

寺西 コストです。システム課で算出してもらったメリットは、「CMS導入により1人月分の人件費を削減できる」(たとえば1人月100万円で換算した場合)。大規模サイトのリニューアルコストは通常5年の減価償却で考えますから、リニューアル費用が60人月未満、つまり、おおよそ6,000万円未満なら、コスト削減につながるということを強調しました。

滝澤 確かに、説得力のある数値ですね。ただ、全社的な情報発信ツールで関わる人も多いだけに、突っ込まれた部分があるのでは?

寺西 もちろん賛否両論はありましたよ。細かな部分ではいろいろな指摘をもらいましたが、「部分最適よりも全体最適を優先する」という強い姿勢を示し、デザインなど細かな部分では各事業部門の要望に柔軟対応できるような仕組みを事前に用意することで、大方の反対意見は取り除くことができました。

滝澤 あがってくる意見を想定し事前に調整していた、ということですね。その一方で、自力だけでなく、外部のコンサルタントも活用されましたよね。社内を説得させるために、外部の力を借りたのはなぜですか?

寺西 CMSの重要性を示すために、有識者の方から、Z会が運営していたWebサイトの問題点を指摘してもらいました。さまざまな部分で助言いただき、その上で、Z会のWebサイトの弱みをハッキリと指摘してもらったことで、社内のムードはかなり変わったんです。リニューアルに向けての気運が一気に高まりました。

50倍違った見積金額。当初の計画見直しRFPを再作成して、7社から制作会社を選定

滝澤 実際に計画を立てたプロセス、そして制作会社の選定方法について教えてください。

寺西 必要な情報ページを整理し、不要なページを削減してHTMLベースでまずはサイトをリニューアル。その後にCMS化、という段取りを当初は踏むことにしていました。まず4社の制作会社に見積もりを依頼したのですが、見積もり金額が大幅に違っていたのです。最も高いところと最も安いところでは、50倍程度の開きがあって驚きました。

セミナーに出たり、関連書籍を読んだりして勉強したつもりですが、50倍の開きが出るのは、こちら側にも問題があると感じました。そこで、RFP(提案依頼書)を再度つくり直し、費用面を再考。デザインリニューアルとCMS導入を並行して進めることにし、CMSの管理は静的ページに限ることなどを再決定したうえで、改めて7社に見積もりを取りました。

第一次選考では、費用面で折り合いがつかない提案はまず外れました。次に、Z会専用CMSを独自開発する提案と、オープンソースソフトウェア(OSS)のCMSの提案は、その後の改修を予測すると追加発注時の費用が大きくなるリスクがあるとして外しました。また、運用に高度な技術を要求されるCMSの提案も、当社では使いこなせない点を理由に選考から漏れました。

第二次選考に残った3社の中から、価格、(前回のリニューアル時に課題だった)デザインに強みを持つこと、CMS導入の豊富な構築実績、当社の運用体制にマッチした提案内容だった点を総合的に判断した結果、ロフトワークを選びました。

金額は最安値ではありませんでしたが、ロフトワークで通常は見積もりに含めるというミスコミュニケーションに備えたリスクヘッジコストをなくすことで、当初の見積もり金額よりさらに抑えてくれた点も、選定の決め手になりました。最終的には、10名のプロジェクトメンバー1人ひとりに対して、ロフトワークで良いかをヒアリングし、全員一致で決めました。

ペルソナ、KPIを設定した後、3,000ページに絞って移行開始。最終作業には一苦労も

滝澤 具体的なプロジェクトとして、10サイト/205テンプレートの制作、約3,000ページの移行が始まりました。まず、CMS導入前にペルソナ作成とKPI(重要業績評価指標)の設定をされたんですね。

寺西 どちらも初めてでしたので、経験できたことは非常に有意義でした。先ほどお話した通り、それまではWebサイトの有効性を客観的に評価する仕組みがなかったため、指標(KPI)ができたことは大きかったです。リニューアル前と後で、どう変わったかを計ることができなければ、プロジェクトの成果を知ることもできませんから。

ただ、ペルソナに関しては、次にどんなアクションを取ればよいかをもう少し指示してくれればな、と思いましたね。KPIについては、重要な指標をある程度絞り込んでもらった方が良かったかなと。

滝澤 その後は、サイト構造設計とデザインの提案ですね。デザインについては、幼児から社会人までさまざまなターゲットがいるなかで、共通のフォーマットデザインを作られました。二案から一案を選んでブラッシュアップする形でしたが、社内の評価はいかがでしたか?

寺西 構造設計は、事前に助言をもらっていた有識者の方とほぼ合致していましたので違和感なく把握することができました。デザインは、リニューアル前のWebサイトの評価があまりよくなかったものですから、多少慎重でしたね。デザインは主観の塊といいますか、人によって本当に感じ方がさまざまですから、当然案に対する賛否両論はあります。なので、全体の雰囲気は統一するものの、細かな部分で各事業部門の方が好きなようにできるよう調整しました。

滝澤 なるほど。最終工程である移行作業については?

寺西 実際にデータを移行する作業を担当したシステム課との調整不足で少し手こずってしまい、最後は大変でしたね。

滝澤 システム課とのコミュニケーションと開発前の調整をもう少し緻密にやっておければと、私も反省しております。

発注者と受注者との潤滑なコミュニケーションがプロジェクト成功の原動力に

滝澤 全体を通じて、今回のプロジェクトの進行はいかがでしたか?

寺西 プロジェクトを完遂するには、プロジェクトマネージャーである私と、滝澤さんとのコミュニケーション次第だと思っていました。その点で、滝澤さんには任せられると最初の数か月で感じていたので、細かい点ではいろいろありましたが(笑)、全面的にお任せすることができましたよ。

滝澤 私の感想としては、10人以上のメンバーの方々とやり取りをさせて頂きましたが、非常にやりやすかった印象が強いです。通常メンバーの数が増えれば増えるほど、合意を得ていくのが難しくなますが、今回は非常にスムースでした。きっと寺西さんが社内で色々調整してくれたおかげだと思っています。改めて、プロジェクトマネージャーにはどのような資質が求められるとお考えですか?

寺西 いや、ほとんど何もしていないですよ(笑)。プロジェクトマネージャーは、調整役と最終決定者に徹することが大事です。社内では、メンバーが自分の仕事に専念できるようにして、制作会社にはやるべき仕事をしっかりとこなしてくれるようにマネジメントする。それが重要で、今回無事に公開できた要因だと感じています。

滝澤 ロフトワークにとってもかなり大規模なプロジェクトで、いろいろと迷惑をかけた点もあったかと思いますが、無事に公開することができました。寺西さんのリニューアルを終えての率直な感想や今後の展開を教えてください。

寺西 データ・システムの移行の際、コミュニケーション不足でスケジュール通りに進まなかった点を除けばかなり評価は高いですよ。まだリニューアルして日が経っていないので、定量的な効果測定は今後ですが、さまざまな気づきを生んでいます。たとえば、新たに搭載した検索窓で入力されている項目を各事業部門に示してあげるだけで、「このようなワードで検索されているんだ」という気づきを与えられています。ある部門では、地図が見やすくなったとか。些細なことかもしれませんが、そうした新しい発見を明示することは大事で、プロジェクトメンバーの責任だと思っています。

滝澤 今後寄せられる効果や要望など、リニューアルの評価を引き続きお聞きできればと思います。改めて、今回はありがとうございました。

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